Quando sua empresa começar a se expandir e crescer, você descobrirá que há muitas partes que nem sempre são fáceis de coordenar. À medida que sua empresa se expande, você pode descobrir que faz sentido envolver um aplicativo de planejamento de recursos empresariais (ERP) para obter melhor visibilidade, o que pode ajudar na tomada de decisões baseadas em dados.

São despesas para controlar, estoque para gerir, pensar em melhorias constantemente, entre diversos outros aspectos que deixam qualquer empreendedor de cabelo em pé. 

Sem um sistema ERP para auxiliar na tomada de decisões e na organização dos processos só se tem dois caminhos: ou a falha humana ou perda de produtividade. Por isso, hoje, um sistema ERP é um dos maiores aliados dentro de uma empresa. 

Quem ainda faz a gestão através de planilhas, caderninhos, bloco de notas... já está percebendo que esses métodos estão ultrapassados e os benefícios trazidos por um sistema ERP superam as expectativas. 

Com esse tipo de software, a sua empresa passa a crescer com maior velocidade e de maneira mais regular. Até porque os processos são executados com maior agilidade e erros de gestão ou financeiros são mais facilmente identificados.

Felizmente, já se encontra várias opções de sistemas ERP com diferentes funcionalidades e preços, agora, basta escolher o ideal para a sua empresa. Quer saber como? Então, continue a leitura e entenda mais sobre o que é ERP e como esse software pode te ajudar e o que avaliar na hora de escolher um sistema ERP.

O que é sistema ERP?

Agora vamos entender o que é sistema ERP. Primeiramente para esclarecer quando falamos sobre um sistema ERP, estamos nos referindo também a um software ERP, tudo bem? Entendido isso vamos agora ao ponto sobre o que é sistema ERP. 

O planejamento de recursos empresariais é exatamente o que parece: é uma maneira de garantir que o que você precisa para o seu negócio seja coordenado. Vai além do seu plano de negócios e leva você aos detalhes da gestão das operações do dia-a-dia.

ERP é um software empresarial que integra todas as soluções digitais de gestão em uma única plataforma. Seus recursos englobam desde o controle de produtos, serviços, de vendas, de estoque até completa gestão financeira e emissão de notas fiscais. Dessa forma, todos os processos da sua empresa passam a ser automatizados. 

Por exemplo, ao realizar uma venda através do sistema ERP, automaticamente, as informações podem ser lançadas no seu financeiro e estoque, além de já armazenar os dados para quando você for emitir a nota fiscal. Assim, não é necessário atualizar diversas planilhas ou correr risco de ter divergências. O software calcula e realizar tudo para você.

É, claro, que essa é uma ideia geral de como funciona um sistema ERP. Há vários tipos de funcionalidades específicas para segmentos de mercado específicos. Mas a grande solução é: que independente do tamanho da sua empresa ou do ramo em que ela atua, tem um ERP pensado para atendê-la. 

Outra vantagem do software ERP é uma maior integração dos setores. Por permitir que toda a gestão aconteça em um só lugar os setores passam a se comunicar, por exemplo vendas e marketing, financeiro e contabilidade, entre outros.

O sistema ERP trata de garantir que seu negócio esteja integrado em todos os níveis, desde o recebimento dos pedidos dos clientes até o gerenciamento da cadeia de suprimentos, os custos e orçamentos. A plataforma abrange toda a sua organização, incluindo marketing e vendas, e até mesmo planejamento de produto. É uma maneira de ver o quadro geral e organizar seus sistemas de negócios para que seus dados sejam precisos e compartilhados entre departamentos e processos, e para que você obtenha feedback oportuno para planejar o futuro.

Em uma empresa muito pequena, o sistema ERP pode não parecer importante a princípio; se você está apenas começando, há uma boa chance de que você esteja cuidando de tudo sozinho. No entanto, conforme sua empresa cresce, você inevitavelmente contratará mais pessoas e desenvolverá mais sistemas e processos para gerenciar seu crescimento. Você precisará encontrar uma maneira de garantir que todos estejam na mesma página. É aqui que entra o ERP.

Por fim, não podemos deixar de citar que um sistema ERP pode funcionar a partir de um servidor da empresa, armazenamento em nuvem ou de uma combinação dos dois modelos. A tendência atual é que as empresas migrem para o armazenamento em nuvem, principalmente, por segurança e disponibilidade dos dados.

Resumindo: um sistema ERP vai revolucionar a sua forma de administrar e simplificar rotina dos seus funcionários através de funcionalidades e relatórios precisos. E, claro, com segurança.

Para que serve um Sistema ERP?

São muitas as funcionalidades e benefícios de um ERP. Abaixo listamos alguns motivos para se utilizar um software de gestão ERP, acompanhe:

1. Automação de processos e aumento da produtividade

O retrabalho é um dos maiores motivos para perda de produtividade. Realizar uma venda, depois atualizar a planilha financeiro, a planilha do estoque, digitar novamente as informações para emitir a nota fiscal...e por aí vai. São processos contínuos em um empreendimento que com um sistema ERP passam a ser automatizados. 

O próprio sistema alimenta as informações da sua empresa a partir de ações que você realiza. Assim, os colaboradores podem focar em atividades estratégicas. Com o tempo, isso implica necessariamente no aumento da produtividade e, consequentemente, em mais lucro. 

2. Redução de falhas 

É comum que com muitas tarefas repetitivas aconteça alguma falha humana. Com o software as chances de erros são reduzidas, já que as informações são atualizadas e o colaborador não perde mais tempo com tarefas repetitivas. 

Além disso, com um sistema ERP fica muito mais fácil identificar falhas tanto em processos quanto na gestão. Dessa forma, o gestor consegue agir no tempo certo e de maneira inteligente, reduzindo as perdas e prejuízos.

3. Precisão nas informações e maior controle operacional

Avaliar dados empresariais talvez seja uma das missões mais difíceis do empreendedor. Por isso, é importante contar com dados precisos e confiáveis. Os melhores ERPs oferecem o recurso de relatórios personalizados. 

Assim, com poucos cliques é possível gerar completos relatórios sobre o status da sua empresa ou de suas vendas. Além disso, até mesmo os recursos como fluxo de caixa e controle de estoque já permitem uma clara visibilidade sobre como está o seu empreendimento. 

4. Maior segurança dos dados

Quando falamos de dados empresariais ter segurança é fundamental. Já imaginou perder todas as informações financeiras e fiscais da sua empresa seja por um ataque externo ou por uma pane no computador?

Por isso, uma recomendação atual tem sido a escolha de sistemas ERPs em nuvem. Nesse tipo de programa os backups ocorrem automaticamente e, normalmente, mais de uma vez ao dia. Outra vantagem de um ERP em nuvem é a possibilidade de acessar os dados empresariais de onde e quando quiser: seja pelo celular, pelo tablet ou qualquer aparelho com acesso a internet.

Evolução do ERP e tendências atuais

O termo “ERP” ou “Enterprise Resource Planning” foi originalmente criado pelo analista do setor, The Gartner Group, na década de 1990. Evoluiu a partir do MRP, termo já bastante conhecido nos negócios da época. MRP significa Planejamento de Requisitos de Materiais (MRP) e Planejamento de Recursos de Manufatura (MRPII). Esses sistemas foram criados na década de 1960, quando empresas de manufatura buscavam maneiras de melhorar a eficiência e a tomada de decisões para gerentes de linha de produção.

Na década de 1990, o Gartner Group e outras empresas procuraram aplicar sistemas MRP a outros tipos de negócios e desejaram expandir recursos e processos para outras áreas dentro de uma organização, e assim nasceu o sistema ERP como o conhecemos hoje. Em seus primeiros dias de existência, o sistema ERP se concentrou em organizar dados e agilizar processos relacionados às áreas de back-office, como gerenciamento de estoque, atendimento, compras, recursos humanos, contabilidade, TI, manufatura, planejamento e programação e outras áreas relacionadas.

Mais tarde, com a introdução e uso generalizado da Internet, o sistema ERP foi expandido ainda mais para incluir outras áreas de um negócio, como gestão de relacionamento com o cliente (CRM), gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) e gestão da cadeia de suprimentos (SCM), gestão de capital humano (HCM), inteligência de negócios e comércio eletrônico.

Hoje, o sistema ERP se integram a todas as áreas e funções de uma organização, com o objetivo principal de ajudar os líderes e gerentes a entender melhor todas as partes móveis de suas operações, identificar oportunidades e tomar decisões mais informadas que, em última análise, terão um impacto no futuro sucesso e viabilidade de seus negócios.

Como escolher um sistema ERP?

Antes de escolher um sistema ERP, você precisa saber que não existe um software perfeito: existe o que melhor atende às necessidades da sua empresa. Um bom software é aquele que consegue suprir às particulares do seu empreendimento. 

Por exemplo, se você tem um salão de beleza e precisa de um ERP que oferece agendamento online, preze por isso. Já o setor varejista, em sua grande maioria, busca um software com PDV online. 

Outro diferencial são sistemas capazes de realizar integrações para que a comunicação da sua empresa seja ainda melhor. Um bom exemplo, são sistemas capazes de se integrar com o sistema da sua contabilidade. 

Mas, então como escolher um sistema ERP? Siga à essas recomendações:

1. Entenda o que a sua empresa precisa

Descubra o que você precisa. Entenda as falhas da sua empresa e veja quais são os pontos críticos em que um sistema ERP pode te ajudar. Dentre as suas necessidades, separe aquelas que você considera muito particulares da sua empresa, mas que são indispensáveis. A partir daí comece a sua procura. 

Outro ponto importante a se considerar são quantas pessoas precisaram de fato de utilizar o software. Normalmente, a quantidade total de usuários impacta no valor do sistema ERP.

2. Avalie as funcionalidades

O processo de escolha de um software ERP é tão importante porque a ideia é que a empresa se mantenha com esse sistema por anos. Isso porque o processo de implantação e adaptação da equipe nem sempre é fácil. 

Dessa forma, procure por um sistema atenda às suas necessidades agora e a longo prazo. Ou seja, um sistema capaz de se adaptar. Lembrando que, nem sempre o software que oferece mais recursos é o melhor. Busque por aquele que melhor atende às necessidades da sua empresa. 

3. Verifique a usabilidade do sistema 

Entender a complexidade do sistema é um passo extremamente importante. De nada adianta um sistema completo se a usabilidade não vai simplificar a sua rotina. Procure por um ERP em que a sua equipe possa usar sem dificuldade. Por isso, é importante usar o período de teste grátis: para entender como funciona o programa na prática. 

É claro que empresas maiores vão demandar sistemas mais complexos, mas se você não tem uma grande quantidade de funcionários invista em um sistema com melhor usabilidade. 

4. Avalie a equipe de suporte

Como será um processo novo para você e a sua equipe é muito importante contar com a ajuda da empresa fornecedora do ERP. O atendimento e a prestatividade na hora de tirar dúvidas até mesmo durante o período de teste grátis é essencial.

Fique atento também pois alguns softwares cobram pelo suporte. Por isso, é importante avaliar todos os pontos antes de migrar para algum sistema.

5. Fique atento a implantação 

Prefira sistemas com fácil implantação. Quanto menos desgastante esse processo, mais rápido começam os impactos positivos. Verifique se será necessário treinamento para equipe ou se o sistema já é intuitivo e pode ser usado de imediato. 

Normalmente, os ERPs em nuvem não possuem taxa de implantação, sendo essa, uma das vantagens desse tipo de sistema. Já, softwares que ficam instalados no computador da empresa normalmente demandam um custo de download. Considere esse valor na hora de fechar o orçamento. 

6. ERP online e ERP local

O softwares SaaS (ERP online) é aquele vendido como um serviço, funciona basicamente como um aluguel do sistema. O seu acesso é online e remoto e o pagamento mensal. Suas atualizações são automáticas e gratuitas. Além de backups diários o que garante maior segurança.

Já um software ERP local é aquele que ficará instalado no computador da sua empresa e normalmente se tem um custo de implantação e um custo de manutenção do sistema. 

Esse formato já tem sido considerado ultrapassado, devido ao maior custo/benefício do sistema ERP online.

7. Monitore seus recursos de negócios

Você sabe o que sua empresa tem em termos de caixa, matéria-prima, pessoal e capacidade de produção? Esses recursos são o que você usa para manter seu negócio funcionando. Você deve estar ciente de onde você está o tempo todo.

8. Conheça seus compromissos

O ERP combina seus recursos com seus compromissos. Você tem capacidade de produção para acompanhar as vendas que está fazendo? Um bom sistema ERP pode ajudá-lo a sincronizar seus recursos com seus compromissos e permitir que você altere seu planejamento rapidamente para acompanhar a demanda. Não faz sentido fazer mais do Produto A se o Produto B está saindo das prateleiras.

9. Analise o comportamento do consumidor

Você também pode usar o sistema ERP para ajudá-lo a analisar os dados do consumidor. Isso permite que você veja o que é eficaz, o que pode estar prestes a estourar e o que você pode fazer para conquistar uma fatia maior do mercado.

10. Gerenciar o fluxo de informações

A informação é importante no acelerado mundo dos negócios de hoje. Você precisa gerenciar os aspectos online e offline do seu negócio e certificar-se de que seus vários departamentos estão se comunicando. Seu processo ERP ajuda a garantir que todos tenham os dados de que precisam,  tudo gerenciado de maneira organizada a partir de uma fonte central.

11. Maximize seu tempo

O objetivo do planejamento de recursos empresariais é implementar um sistema  ERP que o ajude a maximizar seu tempo  para que sua empresa funcione de forma eficiente com menos desperdício. Além disso, é uma boa maneira de automatizar algumas de suas tarefas e processos de uma forma que deixa você e sua equipe  livre para se concentrar em assuntos mais importantes que provavelmente terão um impacto maior em seus negócios.

A implantação inicial pode levar algum tempo e as plataformas corporativas geralmente requerem patches e atualizações para permanecerem seguras e funcionarem sem problemas. A automação pode ser alcançada com ferramentas sistema ERP, que lidam com o processo de atualização, atualização e correção desses softwares para que os departamentos de TI possam economizar tempo para tarefas mais essenciais.

A realidade é que, quando você é proprietário de uma empresa, chega a um ponto em que não consegue fazer tudo. Você precisa de toda a ajuda que puder para gerenciar seu negócio. Um bom planejamento de recursos empresariais facilita o seu caminho; ele permite que você expanda seus negócios e, ao mesmo tempo, libera você para se concentrar em itens gerais que se revelarão mais lucrativos no final.

Exemplos de ERP: conheça as melhores opções

Bom, agora que já entendemos como escolher um sistema ERP, que tal conhecer algumas opções que têm feito diferença no mercado e na rotina de pequenas, médias e grandes empresas? Acompanhe!

1. Cake ERP

O Cake ERP é um sistema que apesar de funcionar em nuvem, consegue fazer operações offline, e é destinado principalmente a lojistas nos segmentos de moda, bebidas, calçados, papelaria e cosméticos.

Com integração com muitas plataformas de e-commerce (essencial hoje em dia) o sistema tem um formato simples e intuitivo de operação, além de oferecer na plataforma a gestão de estoque, de compras, de vendas, financeiro, frente de caixa - PDV.

Além disso, o Cake conta com uma funcionalidade exclusiva. O Cake Social Commerce, que permite que a loja venda online por Facebook e Instagram pagando um plano básico de e-commerce, sem precisar site, e com um valor que pode chegar até 20 x menos do que a implantação de um e-commerce completo.

Para conhecer melhor a ferramenta, é possível fazer um plano básico grátis ou testar os planos mais completos por até 10 dias sem pagar mensalidade.

2. QuantoSobra

O QuantoSobra é um sistema ERP completo, que traz todas as funcionalidades essenciais para a gestão de uma empresa. Baseado em nuvem, o sistema oferece gestão de fluxo de caixa, controle de estoque, emissão de notas fiscais eletrônicas, cadastro de clientes, gestão de PDV e muito mais. O QuantoSobra ainda permite que seus usuários façam um teste grátis de 10 dias, para comprovar que o programa é exatamente o que uma empresa procura e precisa.

3. ContaAzul

Está em dúvida de qual sistema ERP escolher? Esse é uma ótima opção. É uma ferramenta em nuvem, fácil de usar, mas muito eficiente. Seu software é focado em atender micro e pequenas empresas de qualquer segmento do mercado. 

Este programa oferece funcionalidades de gestão como controle financeiro, fluxo de caixa, controle de estoque, emissão de notas e boleto, entre outras. A grande vantagem é que o ContaAzul oferece uma integração completa com a sua contabilidade, o que pode agilizar vários processo. Um ponto negativo é que o período de teste grátis é de somente 3 dias.

4. Sispro

Este sistema ERP dispõe de uma solução modular que pode ser implantada gradativamente, de acordo com a expansão do empreendimento, necessidade e orçamento do cliente. Um ponto positivo para esse sistema é que além de ERP ele oferece outros softwares complementares, como CRM e contábil.

5. Superlógica Assinaturas

O Superlógica Assinaturas é um sistema ERP voltado para empresas de faturamento recorrente, como empresas de software as a service (SaaS). Com ele, é possível fazer toda a gestão financeira da forma mais eficiente possível.

O sistema de gestão permite uma visualização completa sobre a saúde financeira do seu negócio através de métricas e painéis intuitivos. Também, os processos de cobrança são melhorados e automatizados, auxiliado ativamente na diminuição da inadimplência e num melhor fluxo de caixa.

Finalmente, é possível diversificar as formas de pagamento. O cliente pode fazê-lo por boleto ou cartão de crédito. E o processo de checkout transparente, na efetivação da assinatura, dá autonomia e facilidade para o consumidor criar contratá-lo sozinho.

O Superlógica Assinaturas possui um período de testes de 7 dias.

6. GestãoClick

O GestãoClick é um sistema de gestão empresarial online ideal que integra múltiplos setores (venda, orçamento, financeiro, estoque, etc) de MEIs, micro e pequenas empresas que vendem produtos ou fornecem serviços.

O primeiro diferencial deste Sistema ERP Online é o recurso multiempresas que permite gerir várias filiais no mesmo sistema.

Outro fator relevante é o módulo exclusivo de Área do Cliente que agiliza o atendimento, concede autonomia ao freguês e maior satisfação a ambos: consumidor e empresa. Neste recurso, cliente recebe login e senha para acessar espaço exclusivo onde inclui chamados e acompanha o status de suas solicitações online. A empresa, por outro lado, é notificada imediatamente a cada nova demanda, podendo atender e sanar de modo prático e rápido.

Um terceiro ponto atrativo são as atualizações constantes eleitas pelos usuários, além de exigidas pelo mercado tecnológico. É o caso do lançamento frequente de novas integrações com aplicativos familiares ao empresário (lojas virtuais, intermediadores de pagamento e cobrança automática). Vincular os dados de Apps ajuda a centralizar e fortalecer a gestão corporativa em uma única plataforma.

Além dessas funções que tornam o software ainda mais completo, ele também possui dashboard intuitivo com panorama da empresa na mesma tela. Controle financeiro, estoque, emissão de notas fiscais, boletos, lançamentos de vendas, ordem de serviço, orçamento, relatórios e armazenar contratos são rotinas descomplicadas pelo ERP.

Para comprovar as vantagens, o programa dispõe 10 dias de teste grátis de todas as funcionalidades, para cadastrar e usar - sem precisar inserir nenhum dado de pagamento!

 

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