Como criar um email profissional

Como criar um email profissional

Blog   ·   21/08/2019   ·   ​14 minutos

Como criar um email profissional

Se você abrir o Google, ou qualquer outro mecanismo de busca, e pesquisar “como criar um email profissional”, pode ter certeza que vai encontrar mais de 142 mil resultados. A maioria replica um passo a passo de como criar uma conta gratuita para economizar. Essa parece ser a alternativa mais economicamente viável. Mas acredite, é necessário investir nos pequenos detalhes do seu negócio para alcançar o sucesso, começando por seu e-mail.

O e-mail corporativo é uma ferramenta estritamente fundamental para qualquer negócio. Independente do seu tamanho, há quanto tempo está no mercado ou do produto/serviço que comercializa. O e-mail corporativo é um canal de comunicação importante internamente e também externamente.

Muitas pessoas mandam e recebem inúmeros e-mail diariamente para fechar negócio, fazer pedidos, tirar informações, marcar reuniões, fazer propaganda e até mesmo para marcar aquele cafezinho fora de expediente com o cliente.

Se você ainda está relutando para ter um e-mail corporativo, saiba que você está perdendo clientes, negócios, dinheiro e principalmente tempo, um dos bens mais valiosos dos nossos dias.

O que é um e-mail profissional?

Antes de saber como criar um email profissional, é necessário entender a diferença entre ele e um e-mail gratuito.

Digamos que não existem restrições para uma empresa usar um e-mail gratuito (os mais populares são Gmail e Outlook) como ferramenta de comunicação para o seu negócio. Mas, podemos dizer que e-mail corporativo concede um certo status, já que usa o domínio, o famoso www.nomedasuaempresa.com.br, da empresa como base.

Ao invés, por exemplo, de usar o e-mail “[email protected]”, você vai usar o e-mail “[email protected]”. Muito mais fácil, simples e é claro, profissional. Você não acha?

Quando você usa um e-mail corporativo, as pessoas percebem que o seu negócio não é amador e sim, muito mais profissional. Mesmo a sua empresa tendo apenas um dia útil de vida.

Podemos dizer que o e-mail profissional é usado para atender as necessidades do seu negócio e você não vai misturar assuntos, ao usar o seu e-mail pessoal.

Por que o e-mail profissional é a melhor opção?

Já falamos que quando a sua empresa tem um e-mail corporativo você:

- Tem mais autoridade: as pessoas não vão achar logo no primeiro contato que o seu negócio é sério.

- Você concentra tudo em um só lugar: todos os assuntos referentes ao seu negócio ficam em um único lugar, e é claro, você não vai perder aquele e-mail importante para a reunião.

Junto com esses dois grandes benefícios, existem outras grandes vantagens de usar um e-mail corporativo para o seu negócio, mesmo que seja somente um:

Facilite o primeiro contato

Praticamente todas as empresas possuem um e-mail geral para um primeiro contato. Sabe aquele “[email protected]”? Possíveis clientes mandam email por ele para solicitar orçamentos, propostas e até mesmo agendar visitas e reuniões. Desse jeito você não precisa compartilhar seu e-mail direto e evita que sua caixa de entrada encha com e-mails irrelevantes.

Divulgue a sua empresa

Como o e-mail do seu negócio usa o mesmo domínio, o e-mail pode ser também uma ferramenta de divulgação. As pessoas vão saber dar nome ao seu negócio ao mandar um e-mail para você. Não é como fazer uma campanha em rede nacional, mas os pequenos detalhes também ajudam o seu negócio a ganhar visibilidade.

Controle seu pessoal

Você tem maior controle em seu e-mail corporativo. Pode definir quem pode ou não mandar e receber mensagens, recuperar senhas, adicionar novas contas e até mesmo deletar, direcionar e-mails de pessoas que já foram desligadas sem se preocupar em perder nenhuma negociação. É você quem manda.

Evite problemas rotineiros

Sabe quando seu e-mail simplesmente para de funcionar, mas você não consegue nenhum suporte? Ou até mesmo quando você precisa mudar seu plano, mas não consegue pois o e-mail gratuito possui um limite não expansível? Existem muitos problemas que podem surgir com e-mails gratuitos. Mas com um e-mail corporativo você terá assistência sempre que necessário e não vai passar sufoco.

Construa sua credibilidade comercial

É um fato! Ter um endereço de e-mail profissional como "[email protected]" faz toda a diferença. Além de soar mais profissional, você conquista mais credibilidade com seus clientes.

Um dos sinais que você envia para os seus clientes é o de que o seu negócio é sério, pois você investe dinheiro para manter um e-mail profissional e facilitar a comunicação entre os seus setores e o seu cliente.

Conquiste a confiança do seu clientes

Não tem como conquistar a confiança do seu cliente, se você mandar um e-mail "anônimo".

Qualquer pessoa pode criar uma conta de e-mail gratuita e você precisa se identificar no meio de uma multidão para ser identificado e classificado como "confiável".

Aumente a percepção de profissionalismo

A primeira impressão é sempre a que fica! Isso é válido principalmente para o mundo dos negócios.

Geralmente a primeira interação com um cliente é por e-mail. A maneira como você se apresentar diretamente e indiretamente, é a impressão que o seu cliente vai carregar do seu negócio.

É muito mais fácil conquistar logo de primeira, do que tentar desconstruir uma má imagem.

Agora vamos dar dicas de como criar um email profissional.

Como criar um email profissional?

Não existe muito segredo para criar um e-mail profissional para a sua empresa. Você precisa seguir um checklist bem simples:

Passo um: tenha um domínio próprio

Para quem não lembra o que é um domínio, é basicamente o endereço do seu site: "www.nomedasuaempresa.com.br". Se você ainda não tem, significa que você ainda não tem um site.

Há quem diga que empresas que não estão na Internet não existem. Por isso é fundamental você criar um site institucional para o seu negócio ganhar mais presença digital.

Passo dois: escolha o seu plano

A High Sales oferece planos de acordo com o tamanho do seu negócio. O importante é que você tenha uma área de trabalho simples de usar, que pode ser acessada em outras plataformas que você já está acostumado a usar como o próprio Gmail e Outlook. Além de aproveitar recursos fundamentais para a rotina da empresa e também que tenha facilidade de acesso em diversas plataformas como computador, tablet e smartphone.

Passo três: configure seu e-mail e de toda a sua equipe

Como os e-mails da High Sales podem ser acessados em outras plataformas, você pode configurar os aplicativos para tornar seu dia mais produtivo e organizado. Sempre que precisar de ajuda, basta solicitar ajuda da equipe de apoio.

Comece a usar seu email profissional!

Agora que tudo já foi devidamente configurado, você pode usar seu e-mail para conversar com seus colaboradores, clientes e parceiros! Transmita confiança, credibilidade e centralize todas as suas informações em um único espaço!

Por que um email gratuito não é a melhor opção?

Já que explicamos como criar um email profissional e porque ele é fundamental para o seu negócio, achamos importante dizer quais motivos que tornam um e-mail gratuito uma alternativa inviável para o seu negócio.

Você pode até pensar: “sou uma empresa nova ou pequena, contratar um serviço de email profissional não é prioridade no momento”. É verdade que você vai precisar investir em um bom serviço de email, mas você não precisa pagar caro por isso.

Além do lado financeiro, existem mais alguns pontos que mostram o quanto a sua empresa deve evitar emails gratuitos:

Falta de identidade

Você quer que a sua empresa seja reconhecida e respeitada, certo? Mas como você pode conseguir isso se passar para as pessoas um endereço de email comum? Pense nisso.

Não são administráveis

Existe a possibilidade de uma pessoa administrar todas as contas de email de uma empresa e saber tudo o que acontece nelas. Se o seu e-mail for gratuito, além de não ter acesso às outras contas, não pode configurar mais nada.

Falta de segurança

Os emails gratuitos podem “espionar” os materiais que você recebe e isso influencia as propagandas que você pode receber na caixa de encontrada. Além do mais, não é garantia que você vai encontrar assistência caso seu e-mail fique fora do ar ou apresente algum problema.

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