Como criar um email profissional

Como criar um email profissional

Blog   ·  Criado em 23/08/2019   ·   Atualizado em 10/08/2020   · ​ 38 minutos

Como criar um email profissional

Se você pesquisar no mecanismo de busca do Google “como criar um email profissional”, "como criar um email corporativo" ou "como criar email empresarial", pode ter certeza que terão dezenas, centenas ou milhares de resultados sobre o assunto, porém, a maioria replica um passo a passo de como criar uma conta gratuita para economizar.

Essa parece ser a alternativa mais econômica e viável, mas acredite, é necessário investir nos pequenos detalhes do seu negócio para alcançar o sucesso, começando por seu email empresarial.

O email corporativo é uma ferramenta primordial para qualquer empresa que deseja ser reconhecida por seu posicionamento comercial e profissionalismo. Independente do seu tamanho, há quanto tempo está no mercado ou do produto/serviço que comercializa.

O email é um canal de comunicação importante tanto internamente quanto externamente.

Muitas pessoas precisam aprender como fazer um email pois as empresas mandam e recebem inúmeros e-mails diariamente para fechar negócios, fazer pedidos, marcar reuniões, fazer propagandas e até mesmo para marcar aquele café fora do expediente com o cliente, colega de trabalho, parceiro, etc.

Deu para entender a importância de saber fazer um email? Se você ainda não está convencido que ter um email profissional é a coisa certa, saiba que você pode estar perdendo clientes, negócios, dinheiro e principalmente tempo, um dos bens mais valiosos dos nossos dias.

Antes de seguir no artigo veja o vídeo abaixo de alguns clientes que entenderam a importância da profissionalização digital, e investiram em um EMAIL PROFISSIONAL

 

O que é um e-mail profissional?

Antes de saber como criar um email profissional você precisa entender a diferença entre a versão paga (a que nós recomendamos) e um e-mail totalmente gratuito.

Digamos que não existem restrições para uma empresa usar um email gratuito (os mais populares são Gmail e Outlook) como um canal de comunicação para o seu negócio.

Mas podemos afirmar que um e-mail corporativo agrega a percepção de valor ao cliente sobre a empresa, já que usa-se o domínio personalizado, o famoso www. nomedasuaempresa .com.br, da empresa como base.

Ao invés, por exemplo, de usar o email “[email protected]”, você vai usar o email “[email protected]”. Muito mais fácil, simples e é claro, profissional. Certo?

Quando você usa um email corporativo as pessoas percebem que o seu negócio não é amador ou iniciante, e sim, algo profissional e posicionado. Mesmo a sua empresa tendo apenas um dia de vida.

Podemos dizer que o email empresarial é usado para atender as necessidades do seu negócio e você não vai misturar vida privada e profissional ao usar o seu email pessoal.

Qual a melhor opção de EMAIL EMPRESARIAL?

Existem muitas empresas no mercado que oferece a opção de EMAIL EMPRESARIAL, porém iremos focar nas três opções compatíveis para você criar um email empresarial e não faltar espaço.

Criar email empresarial com o Google

A gigante Google não poderia ficar de fora, ela possui uma solução completa se você deseja um email profissional, vejamos as principais características:

  • Email profissional personalizado com seu domínio @suaempresa;
  • Baseado na nuvem;
  • Segurança e recursos administrativos avançados;
  • Suporte 24 horas;
  • 99,9% de tempo de atividade garantido;
  • Proteção contra spam;
  • 30 Gb para armazenamento;
  • Os clientes podem cancelar a assinatura a qualquer momento;
  • Diversas integrações;
  • A partir de R$24,30 por usuário / mês.

Vantagens do email empresarial do Google - se você deseja criar um email empresarial com uma gigante essa é a melhor opção, toda a criação é automatizada, os serviços praticamente não param, e você já pode começar a utilizar seu email profissional assim que criar ele.

Desvantagens do email empresarial do Google - realmente é a solução mais cara que existe atualmente no mercado.

Criar email empresarial com a High Sales

Em segundo lugar temos a High Sales, ela possui uma solução muito robusta para quem quer um email profissional de verdade, acompanhe as características:

  • Email profissional de verdade com seu domínio @suaempresa.com.br;
  • Baseado na nuvem;
  • Segurança e recursos avançados;
  • Suporte 24 horas com o provedor;
  • 99,9% de tempo de atividade com SLA;
  • 2 tipos de proteção contra spam e vírus;
  • 25 Gb para armazenamento;
  • Os clientes podem cancelar a assinatura a qualquer momento;
  • Diversas integrações;
  • A partir de R$9,99 por usuário / mês.

Vantagens do email empresarial do Google - todo a criação do email é humanizado, seu preço em comparação com outro email empresarial é bem menor, os serviços praticamente não param, e você também já pode começar a utilizar seu email profissional assim que um Higher cria ele para você.

Desvantagens do email empresarial do Google - essa opção tem 25 Gb de armazenamento e em comparação com outro email empresarial tem 30 Gb de armazenamento, perdendo em 5 Gb de armazenamento. Também perde para algumas integrações em comparação ao primeiro email empresarial.

Criar email empresarial com a Zoho

Veja as características do terceiro lugar, a solução de email profissional da Zoho:

  • Email profissional com opção de white label @suaempresa.com.br;
  • Baseado em nuvem;
  • Segurança e recursos avançados;
  • Suporte 24 horas por enquanto apenas em inglês;
  • Tempo de atividade não informado;
  • Proteção AntiSpam;
  • 50 Gb para armazenamento;
  • Os clientes podem cancelar a assinatura a qualquer momento: Não Informado;
  • Diversas integrações;
  • A partir de U$4 DÓLARES por usuário / mês.

Vantagens do email empresarial do Google - essa opção de email é a que tem maior armazenamento, conta com 50 Gb, a criação do email empresarial é automatizada, os serviços são muito robustos, e você pode utilizar seu email profissional ao criar o mesmo. Existe um email profissional de U$ 1 DÓLAR, porém atende apenas 5 Gb de armazenamento, por isso esta opção não foi considerada.

Desvantagens do email empresarial do Google - além de você nunca saber quanto irá pagar por conta da variação do dólar, ainda precisará pagar IOF. O suporte apenas em inglês prejudicou muito a avaliação desse email empresarial.

Gostaríamos de salientar que existem outras empresas que oferecem o serviço de email empresarial, porém a base de avaliação foi feita apenas com emails profissionais de capacidade gigante em armazenamento por usuário. 

Por que o email profissional é a melhor opção?

Fale com o especialista em EMAIL PROFISSIONAL

Já falamos que quando a sua empresa tem um email corporativo você:

  • Tem mais autoridade: as pessoas não vão pensar, logo no primeiro contato, que o seu negócio é amador.
  • Você concentra tudo em um só lugar: todos os assuntos referentes ao seu negócio ficam reunidos em um único espaço virtual e você não vai perder aquele email importante para a reunião ou o contato do cliente que ficou no email daquele colaborador que saiu da empresa.

Junto com esses dois grandes benefícios existem outras vantagens de usar um email profissional para o seu negócio, mesmo que seja somente um.

As vantagens em fazer um email profissional são:

Facilite o primeiro contato

Praticamente todas as empresas modernas buscam como fazer um email profissional para facilitar seus contatos, por exemplo um email geral para um primeiro contato já identificado. Sabe aquele “[email protected]”? Possíveis clientes enviam um email para ele para solicitar orçamentos, propostas e até mesmo agendar visitas e reuniões. Desse jeito você não precisa compartilhar seu email direto e vai evitar que sua caixa de entrada encha com emails irrelevantes ou spams.

Você pode fazer um email profissional para cada setor de sua empresa, legal né!

Identifique sua empresa

As pessoas vão saber com quem estão falando ao ler o endereço de email exposto na caixa de entrada. 

Sem contar que fazer um email para cada setor os clientes não vão ficar perdidos e saberão exatamente com quem está falando, e com quem precisa falar. Pense nisso!

Controle seu pessoal

Você tem maior controle em seu email corporativo. Pode definir quem pode ou não mandar e receber mensagens, recuperar senhas, adicionar novas contas e até mesmo deletar, direcionar emails de pessoas que já foram desligadas sem se preocupar em perder nenhuma negociação. É você quem manda.

Evite problemas rotineiros

Sabe quando seu email simplesmente para de funcionar, mas você não consegue nenhum suporte? Ou até mesmo quando você não consegue mudar seu plano de email gratuito e não expansível?

Existem muitos problemas que surgem com emails gratuitos. Mas com um email corporativo você terá assistência técnica sempre que necessário e, ao invés de problemas, vai encontrar soluções.

Essa é outra grande vantagem em fazer um email profissional e não gratuito!

Construa sua credibilidade comercial

Ter um endereço de email profissional como "[email protected]" faz toda a diferença. Isso é um fato!

Além de soar mais profissional, você conquista mais credibilidade com seus clientes.

Um dos sinais que você envia indiretamente é o que o seu negócio é respeitável e sério, uma vez que é feito um investimento para manter as informações enviadas por email em segurança e facilitar a comunicação entre os seus setores e o cliente.

Conquiste a confiança do seu clientes

Não tem como conquistar a confiança do cliente se você mandar um email "anônimo".

Qualquer um pode criar uma conta de email gratuita e você precisa se identificar no meio de uma multidão para ser classificado como "confiável".

Aumente a percepção de profissionalismo

A primeira impressão é sempre a que fica! Isso é válido principalmente para o mundo dos negócios.

Geralmente a primeira interação com um cliente é feita por email.

A maneira como você se apresenta diretamente, e indiretamente, é a impressão que o seu cliente vai carregar do seu negócio.

É muito mais fácil conquistar logo de primeira do que tentar desconstruir uma má impressão.

Não perca novos negócios

Quando você não detém total controle do seu email, torna-se fácil perder novos negócios. 

Com o email profissional você tem acesso a todo o seu histórico de emails, negociações e contatos com o seu cliente. 

Tudo online. 

Isso quer dizer que você pode manter uma negociação com seu cliente em qualquer lugar do mundo, que tenha acesso à Internet é claro.

Não existem mais desculpas para não bater as metas e transformar a sua empresa em um negócio de sucesso!

Entendeu a importância de investir em emails profissionais? Agora vamos dar dicas de como criar um email profissional!

A importância do email profissional para o seu negócio

A importância de criar email profissional para o seu negócio

Pensando de um jeito despretensioso, o email é uma ferramenta que envia mensagens e recebe. 

É mais um canal de comunicação entre negócios, clientes e parceiros. 

Ou apenas mais um canal para amigos e familiares compartilharem mensagens de um jeito rápido.

Podemos dizer que essa ferramenta desempenha papeis mais significativos para um negócio, seja ele pequeno, médio ou grande.

Podemos atribuir a ele três papéis importantes como: histórico de negociações e armazenamento de arquivos.

Histórico de negociações

O email é, em muitos casos, o principal meio de comunicação entre clientes e empresas.

Com a correria de atividades e a falta de tempo do dia a dia, é muito mais fácil mandar emails sobre negociações, informações e itens que não podem faltar.

O seu email profissional, junto ao seu sistema CRM, pode se tornar um grande histórico de negociações e vendas.

Você pode criar pastar para salvar os emails mais importantes e consultá-los no futuro.

É claro que não é necessário guardar todos os emails que você recebe, isso pode ocupar um espaço valioso dentro da sua caixa de emails, mas nada impede que as principais fiquem armazenadas.

Armazenamento de arquivos.

Mesmo existindo os drives onlines, que servem como servidores que podem ser acessados em quaisquer dispositivos, os emails são verdadeiros quebra-galhos na hora de salvar arquivos enviados por clientes.

Nós, da High Sales, somos uma agência de marketing digital. Recebemos e enviamos muitos arquivos por e-mails como documentos, briefings e arquivos que são importantes para criarmos os materiais para os nossos clientes. 

Além do nosso servidor interno, muitos profissionais gostam de guardar os e-mails com os materiais para consultá-los sempre que necessário onde estiverem.

Quando o projeto é finalizado, eles deletam os arquivos para ganhar mais espaço de armazenamento. Simples assim.

Investir em email profissional é investir em marketing digital

Se existe uma frase que vamos repetir várias vezes e você vai ouvir, ou ler, em vários lugares é que a internet mudou o jeito que as pessoas percebem produtos e serviços. 

A internet simplesmente mudou o jeito de se fazer marketing. 

Antigamente para você divulgar a sua marca precisava investir centenas de milhares de reais (ou dólares) e muitas vezes não atingia seu verdadeiro público.

Hoje, com a ajuda de um email profissional você já está investindo em marketing e ajudando o seu negócio a ganhar mais valor de mercado.

Sabe por quê?

Você está mostrando seriedade e profissionalismo ao receber ou enviar seus emails.

Gerar valor é se preocupar com todos os detalhes do seu negócio e não medir esforços, ou investimento para isso. 

Por isso é muito importante você criar um email profissional. Indiretamente você está investindo em marketing digital, em visibilidade e em valor de negócio.

Você já tinha pensado dessa maneira?

Como criar um email profissional?

Como criar um email profissional?

Não existe muito segredo para criar um email profissional para a sua empresa. Você precisa seguir um checklist bem simples:

Passo um: tenha um domínio próprio

Para quem não lembra o que é um domínio, é basicamente o endereço do seu site: "www. nomedasuaempresa .com.br".

Se você ainda não tem um domínio significa que você ainda não tem um site.

Há quem diga que empresas que não estão na Internet não existem.

Para o seu negócio ser respeitado você precisa criar um site institucional para o seu negócio construir uma presença digital e ganhar visibilidade e credibilidade.

Passo dois: escolha o seu plano

A High Sales oferece planos de email profissional de acordo com o tamanho do seu negócio.

O importante é que você tenha uma área de trabalho simples de usar e que pode ser acessada em outras plataformas como o Gmail e Outlook.

Dessa forma é possível aproveitar os recursos que você já está acostumado para a rotina da empresa e também que tenha facilidade de acesso em diversas plataformas como computadores, tablets e smartphones.

Passo três: configure seu email e de toda a equipe

Como os emails da High Sales podem ser acessados em outras plataformas, você pode configurar os aplicativos para tornar seu dia mais produtivo e organizado. Sempre que precisar de ajuda basta solicitar ajuda da equipe de suporte técnico.

Comece a usar seu email profissional!

Com a finalização de toda configuração você pode usar seu email para conversar com seus colaboradores, clientes e parceiros! Transmita confiança, credibilidade e centralize todas as suas informações em um único espaço!

Que tal aprender como fazer email de vendas?

É fácil configurar um email profissional no telefone ou tablet?

Sim! E vamos te mostrar o porque.

É muito mais fácil você trabalhar com uma interface que já está acostumado do que "perder tempo" aprendendo a usar uma nova interface. Por isso muitas pessoas resistem a trocar de email ou até mesmo criar um email profissional para o seu negócio.

Você não precisa mais se preocupar com isso, já que consegue configurar o seu email em outros aplicativos de email e usá-lo tranquilamente.

Se você usa um smartphone ou um tablet Android ou iPhone saiba que é possível conectar seu email profissional de um jeito incrivelmente fácil. Vamos te mostrar como:

Configurando seu email profissional ao seu telefone Android

1. Abra o seu aplicativo de email preferido

2. Selecione a conta "Adicionar" e selecione o provedor de e-mail da sua preferência.

Ps.: Caso não tenha o seu provedor, clique em Outros.

3. Digite seu email e senha

4. Escolha entre os tipos de conta: POP3 ou IMAP:

  • Na opção IMAP você recebe cópias em cache de todos os seus emails recebidos, que serão armazenados no servidor em núvem.
  • Na opção POP3 você baixa todos os emails recebidos do seu servidor e eles serão armazenados em seu smartphone

5. Configure as opções de conta desejadas, como configurações de notificação e sincronização de emails.

6. Clique em Entrar.

Obs.:Você não consegue selecionar a opção IMAP depois que o seu email foi configurado como POP3. Você terá que refazer toda a configuração.

Configurando seu email profissional em seu iPhone, iPad ou iPod touch

1. Acesse Ajustes > Senhas e Contas.

2. Clique em Adicionar Conta e selecione o provedor de e-mail da sua preferência.

Ps.: Caso não tenha o seu provedor, clique em Outros.

3. Insira o seu email profissional e a sua senha.

4. Clique Seguinte e aguarde o aplicativo Mail verificar a sua conta de email.

5. Escolha as informações da sua conta de email.

6. Clique em salvar e pronto!

Por que um email profissional é a melhor opção?

Com certeza você deve estar se fazendo essa pergunta agora mesmo!

Saiba que criar um email profissional vai trazer muitos benefícios você, isso falando de um ponto de vista estratégico e empresarial.

Você tem suporte para criar e manter o seu email profissional

Sabe o que é difícil de conseguir quando se tem um email gratuito? Suporte.

Já pensou você estar no meio de uma negociação e o servidor simplesmente cair? Pode acontecer e você não tem como reclamar.

Na verdade você até consegue reclamar, mas o e-mail vai voltar na hora de der por ser gratuito. Por isso criar email profissional faz todo sentido para sua empresa.

Você pode contar com recursos premium

Uma conta de email gratuita são limitadas.

Elas possuem pouco armazenamento, não tem um filtro automático de spam e não tem assistência técnica em caso de problema.

Quando você cria um email profissional tem acesso a um atendimento exclusivo e que atende a todas as necessidades do seu negócio.

Se você quer mais espaço em disco, mais agilidade, mais segurança, e personalização para sua empresa, então você precisa criar um EMAIL EMPRESARIAL e contar com recursos premium. Pense nisso!

Você não precisa se preocupar com a falta de segurança

E quando falamos segurança, englobamos os itens antivirus, spam e backup de conteúdo.

Quantas vezes você, usando um email gratuito, enviou um email para seus clientes e ele dizem que não receberam?

Quantas vezes você pediu para eles entrarem na caixa de spam e lá estava o email, junto com tantos outros que você mandou?

Isso é algo frequente de acontecer com os emails gratuitos. 

Os emails gratuitos não são tão seguros quanto imaginamos, por isso não é aconselhável para os negócios.

Com o email empresarial você tem acesso a um backup (utilize o IMAP), e ainda evita ter suas informações invadidas em caso de um ataque cibernético.

Para você ter uma ideia existem tipos de email empresarial que contam com filtros de spam e vírus que funcionam em duas etapas: bloqueio de emails e também filtragem de emails.

Com o bloqueio de emails você não recebe mensagens na sua caixa de correio. Se por algum motivo não foi possível bloquear, utiliza-se a filtragem de email e identifica o spam para colocar o email diretamente na pasta de spam.

Você tem flexibilidade de uso e pode acessar em qualquer lugar

Os emails profissionais podem ser acessados em qualquer lugar e você ainda pode logá-lo no seu aplicativo de email preferido (Outlook, iPhone iOS, Thunderbird, e outros).

Por que um email gratuito não é a melhor opção?

Já que explicamos como criar um email profissional e porque ele é fundamental para o seu negócio, achamos importante dizer o que torna os emails gratuitos uma péssima ideia para o seu negócio.

Você pode até pensar: “sou uma empresa nova ou pequena. Contratar um serviço de email profissional não é prioridade no momento”.

É verdade que você precisa fazer um investimento para contratar um bom serviço de email, mas isso não significa que você não precisa pagar caro por isso.

Além do lado financeiro existem mais alguns pontos que mostram o quanto a sua empresa deve, a todo custo, evitar emails gratuitos:

Falta de identidade

Você quer que a sua empresa seja reconhecida e respeitada, certo? Mas como conseguir isso se passar o seu negócio usa um endereço de email comum? Pense nisso.

Você já aprendeu como fazer um email profissional é importante, certo? Se ainda não, e precisar de um contato com um especialista, pode falar conosco, ok?

Não são administráveis

Existe a possibilidade de uma pessoa administrar todas as contas de email de uma empresa e saber tudo o que acontece nelas. Se o seu email for gratuito, além de não ter acesso às outras contas, não pode configurar mais nada.

Falta de segurança

Os emails gratuitos podem “espionar” seus emails para influenciar as propagandas enviadas para a sua caixa de encontrada. Além do mais, não é garantia que você vai encontrar assistência caso seu email fique fora do ar ou apresente algum problema.

 

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