como criar e-mail profissional

Como criar e-mail profissional

Blog   ·   21/06/2019   ·   ​13 minutos

como criar e-mail profissional

O e-mail profissional é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa, independente do seu tamanho, mercado ou faturamento.

Existem clientes que não levam uma empresa a sério quando ela usa um e-mail gratuito, seja da Gmail, Outlook e até mesmo Yahoo!. Essas gigantes são perfeitas para assuntos pessoais, mas não para empresariais.

Quando um cliente quer falar sobre negócios ou quer receber informações de um canal de comunicação oficial, ele se sente mais confortável recebendo de um e-mail que leva o nome da empresa.

Isso sem contar que é melhor você centralizar em um único lugar tudo o que entra e sai dos e-mails da sua equipe. Isso pode evitar dores de cabeça no futuro.

Separamos algumas informações que vão te ajudar nessa importante tarefa.

Os consumidores estão cada vez mais cautelosos com e-mails por causa dos grandes golpes que acontecem a cada instante na Internet. Temos certeza que se você usar o e-mail [email protected] não vai passar nenhuma segurança para ninguém.

Nesse pequeno guia, vamos te mostrar como fazer as melhores escolhas para o e-mail profissional do seu negócio.

Primeiro passo: use sempre o seu próprio domínio para criar os e-mails

Essa pode até parecer uma dica amadora, mas existem pessoas que criam e-mails com domínios totalmente diferentes do nome da sua empresa e isso pode confundir um cliente ou um lead que está chegando e conhecendo a sua empresa pela primeira vez.

Antigamente as empresas que tinham um domínio personalizado já demonstravam profissionalismo, autoridade e até mesmo segurança. Só por estarem online, com um domínio e e-mail personalizado esses negócios tinham status.

Hoje, essa “magia” passou a ser mais uma obrigação do negócio. Ter um domínio personalizado é fácil de fazer e muito barato de contratar. Em 15 minutos você pode criar um endereço de e-mail para o seu negócio e pronto, já consegue sair usando.

Nenhum cliente vai achar que você é mais um golpe online tentando roubar os seus dados bancários ou passar algum vírus que vai acabar com o seu computador, tablet ou smartphone.

Segundo passo: não use apelidos e números! Aposte sempre nos formatos de e-mails padrões

Trabalhamos com marketing digital. Apoiamos o uso de toda criatividade disponível para converter um lead e conquistar novos clientes, mas quando o assunto é e-mail, não tenha medo de manter o bom e velho padrão.

Além do domínio, outro elemento-chave para criar um e-mail profissional é o endereço, ou seja, seu nome de usuário. É aqui que se encaixa o famoso [email protected]

Pode ter certeza que o [email protected] vai parecer muito mais profissional que [email protected] ou [email protected] Fica a seu critério definir se você vai usar somente seu nome, as iniciais do seu nome, seu nome completo, cargo ou qualquer outra referência que ajude seu cliente a saber com quem está falando e não fuja muito daquilo que eles estão acostumados no dia a dia.

Se você está sem ideias de qual nome usar em seu e-mail, vamos te ajudar com cinco alternativas:

  1. Primeiro nome: [email protected]
  2. Primeiro nome e inicial do sobrenome: [email protected]
  3. Inicial do nome e sobrenome: [email protected]
  4. Nome e sobrenome: [email protected]
  5. Nome do setor: [email protected]

Essas cinco formas são as mais comuns, mas existem outras maneiras de criar um e-mail bem simples e prático para o seu dia a dia e facilitar o contato com os seus clientes.

Escolha o nome que vai ser exibido quando os e-mails forem enviados

Quando você cria um e-mail profissional, você precisa ter o endereço do e-mail (exemplo: [email protected]) e também precisa definir qual será o nome de exibição que vai aparecer ao lado do endereço.

Muitas pessoas acabam esquecendo de definir o nome que vai aparecer quando o e-mail é enviado e aparece na caixa de entrada.

Do mesmo jeito que te ajudamos a escolher o endereço, podemos dar algumas dicas para você definir o nome que será exibido para as pessoas conseguirem te identificar:

  • Nome e sobrenome: Maria Silva

Essa é a opção mais usada e a mais comum de ser encontrada. A menos que você vá usar um serviço de e-mail marketing automatizado ou e-mails de suporte.

  • Nome e empresa: Maria - Empresa da Maria:

Essa opção facilita para as pessoas que não conhecem você pessoalmente, mas conhecem o seu negócio. Essa opção pode ser a ideal caso você mande apresentações da empresa ou, precise responder dúvidas de visitantes, encaminhar formulários e até mesmo enviar e-mails de suporte.

  • Nome da empresa: Empresa da Maria:

É bastante comum empresas cadastrarem apenas o nome da empresa quando enviam e-mails marketing, newsletter e avisos por e-mail. Fica mais fácil para o visitante que se cadastrou identificar de qual empresa é o conteúdo que ela está recebendo.

Terceiro passo: crie endereços de e-mails básicos para deixar no site

O seu endereço interno na empresa, usado para lidar diretamente com fornecedores e clientes, deve ser diferente daquele que você exibe em seu site.

Incluir o seu e-mail pessoal na página de contatos da empresa pode não causar uma boa impressão, ou, você simplesmente não vai conseguir trabalhar e vai passar o dia respondendo e-mails, muitos deles podem não ser sua função.

Criar um e-mail genérico como [email protected], [email protected], [email protected] ou [email protected] vai te ajudar a segmentar as pessoas de acordo com as suas necessidades, vai te ajudar a parecer mais profissional e você não vai se preocupar em receber e-mails desnecessários e spam.

Por exemplo: o e-mail [email protected] pode ser direcionado para o gerente de vendas. Você pode delegar o recebimento do e-mail para uma ou várias pessoas. É você quem decide.

Caso você tenha alguma dificuldade durante todo o processo, é possível solicitar para o suporte te ajudar com a configuração.

Junto com esses três passos, você não pode esquecer de mais alguns detalhes que passam despercebidos na hora de criar e-mail profissional:

  • não use símbolos e caracteres especiais
  • não use acentuação
  • evite usar nomes bairros ou cidades, use apenas em casos especiais como filiais e franquias

Criar um e-mail profissional para o seu negócio é um investimento que vale a pena. Muitos problemas podem surgir quando você não controla todos os canais de comunicação da empresa, incluindo perder dinheiro.

Com um e-mail profissional você passa muito mais segurança para seus clientes e fornecedores e sempre que precisar de ajuda, o suporte pode resolver qualquer problema que aparecer.

Curtiu o nosso conteúdo? Então deixe um comentário e diga se você tem alguma dúvida na criação de e-mails profissionais para a sua equipe. Ou entre em contato.

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